Фирмената документация и особено договорите са неща, към които се подхожда изключително отговорно. Всеки документ, който подлежи на превод и легализация трябва да е без грешка. Тази работа не може да се върши от преводачи без опит, а в добрите преводачески агенции назначават редактори, които да проверяват работата на преводачите.
Всички фирми, които работят с чуждестранни партньори назначават служители, които владеят добре съответния език. Въпреки това, когато трябва да се сключат важни договори, те не разчитат само на техните умения. Задължително търсят преводач с висока квалификация и опит, защото в подобен документ всяка дума значи много. Ако някой пасаж носи едно смислово значение на български, а при превода то се измени, това може да създаде големи проблеми.
Някоя дребна, но с огромно значение грешка от подобен тип може да стопира преговорите и да стане причина за загуба на ценни партньорства и доходни сделки. Силата на думите е голяма на всеки език и грешното им предаване при лош превод може да доведе до крайно негативни резултати. Дори най-безобидното нещо, като поздрав за чуждестранните партньори, може да се приеме като обида, ако се предаде погрешно значението при превода.
Преводачът, който ще се занимава с превод на писма и фирмени документи трябва много добре да знае термините, които се ползват при делова кореспонденция. В тази област има правила и стандартни форми, които е прието да се ползват. Тук текстове тип свободно съчинение не вървят – деловият стил има специфика, а и тънкости, които трябва да се владеят. Чрез тези тънкости деликатно, но разбираемо се внушава на получателя намерението на подателя.
Това е особено важно в моменти, когато фирмените договори не се изпълняват по план. В тези моменти едната страна започва да изпраща писма, целящи да подскажат на получателя, че не е изпълнил задълженията си. Той от своя страна отговаря по начин, който да внуши, че е сериозен, има намерение да свърши работата, но има известни спънки, които го забавят. Впоследствие, ако нещата не вървят към оправяне, тонът на фирмената кореспонденция постепенно става по-настоятелен до момента, в който фирмите евентуално стигнат до съдебно решаване на спора.
Ето тези тънки нюанси трябва да бъдат предадени умело от преводача. От неговите умения зависи как ще разбере отсрещната страна писмата на партньорите си и как ще реагира. Още по-важна е точността при изготвяне на договори, които уточняват правилата на всяка сделка. По принцип, в тях има много юридически термини, които ще объркат неопитния преводач. Ако преводачът няма опит, не бива да се заема с превод и легализация на тези важни документи. При всяка евентуална грешка, последствията ще са неприятни и свързани с големи парични загуби за клиента.