С развитието на технологиите все повече бизнес модели се ориентираха към Интернет пространството. В сферата на счетоводните услуги се създадоха фирми, който се занимават с архивиране, сканиране и подреждане на документи в електронни архиви. IT специалисти и счетоводни къщи създадоха софтуери, които позволяват по-бързо и лесно боравене със счетоводни документи и по-сигурното им съхранение. Въпреки, че тези практики не са новост, много хора все още не им се доверяват. В тази статия ще опишем някои от предимствата на електронното издаване на документи и архивиране при счетоводни услуги:
- Уеб базирани системи – ще рече, че клиентите имат достъп до системата от всяка една точка на света. Програмата не се инсталира на едно устройство(компютър), а може да бъде използван от всякъде при наличието на интернет.
- Архивиране на счетоводните документи издадени през счетоводен панел и съхраняването им на сърварите на сигурен дата център – за разлика от традиционните счетоводни къщи, при които документите се съхраняват на локален компютър, който се използва за всякакви цели, или на книжни копия, тук информацията се пази на надеждно място и риска от загубата й е значително по- малък.
- Счетоводните документи са на разположение на клиентите по всяко едно време – чрез потребителско име и парола клиентите имат достъп до архив на всички техни документи. Документите са подредени във файлове по месеци и могат да бъдат намерени и използвани по всяко едно време.
- Оригиналите на документите остават при клиентите – счетоводните къщи могат да използват копия, които изтеглят от дадената програма. Това позволява всички оригинали да останат при клиентите и те да ги съхранят по начин, по който желаят.
- Възможност за всякакви справки – програмите дават възможност за справки по всяко време и от всяко място.
Благодарение на своята функционалност и надежност, различните системи за електронно архивиране и издаване на документи стават все по-популярни. Хората, които работят с много документи знаят предимствата на добре подредената информация пред папките с книжни копия.